¿QUE IMPORTANCIA TIENE DEFINIR EL PERFIL DE LOS ASITENTES DE UN EVENTO?
los eventos o reuniones exitosas cuentan con una temática especifica y un publico objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adecuados, de hecho se clasifican en orden de importancia.
En el pre-evento se determina el numero y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales,participantes,ponentes y acompañantes (se estima tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros)
Los asistentes se escogen de acuerdo al tema que se valla a tratar es decir, ej: una fiesta de 15 años asisten las personas allegadas a dicha persona
ej: Una conferencia sobre los métodos anticonceptivos asisten las personas que sepan del tema y quizás un grupo al que se le desee implementar o informar sobre dicho tema.
Por eso es importante definir el perfil del asistente porque a un determinado evento asiste una persona que le concierne lo que allí se va a tratar.
¿PORQUE ES IMPORTANTE TENER EN CUENTA LA FECHA Y LA DURACION DEL EVENTO?
Se debe tener en cuenta a la hora de escoger la fecha:
- Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.
- Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de publico
- Horario y frecuencia de los transportes
- Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de esta.
Es importante tener en cuenta la fecha porque en las invitaciones es uno de los datos mas importantes es una de las primeras cosas que se tienen que difinir en el pre-evento,debido a que si no se plantea la fecha no se sabe que día sera la realización, seria ilógico armar un evento si definir este dato.
y la duración del evento es importante porque así como todo tiene un inicio debe tener un final, esto va de acuerdo al tipo de evento ej: una fiesta de 15 por lo general dura 7 horas y es en horario nocturno.
¿QUE FUNCION CUMPLE EL COMITE ORGANIZADOR,ADMINISTRATIVO,FINANCIERO,RELACIONES PUBLICAS,LOGISTICA DE ACERDO CON LA MAGNITUD DEL EVENTO?
El comité de organización del evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven puntualmente
Debe crear subcomites: grupos de personas a cargo de la organización de partes especificas del evento.
El comité administrativo se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos,financieros y físicos necesarios,facilita los medios económicos y controla su adecuada utilización.
Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento.
El comité financiero para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber como distribuirlos de acuerdo a las propiedades del objetivo escogido.
Funciones: elaborar el presupuesto,buscar recursos económicos necesarios,establecer las prioridades de gasto,efectuar los gastos y llevar el balance detallado de los gastos efectuados.
El comité de relaciones publicas: sus funciones son el diseño y elaboración del logotipo, diseño y elaboración de afiches,los programas,folletos,papelería especial,invitaciones y todo lo relacionado con impresos, promoción interna y externa.
