martes, 25 de agosto de 2015

¿QUE IMPORTANCIA TIENE DEFINIR EL PERFIL DE LOS ASITENTES DE UN EVENTO?


los eventos o reuniones exitosas cuentan con una temática especifica y un publico objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adecuados, de hecho se clasifican en orden de importancia.

En el pre-evento se determina el numero y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales,participantes,ponentes y acompañantes (se estima tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros)

Los asistentes se escogen de acuerdo al tema que se valla a tratar es decir, ej: una fiesta de 15 años asisten las personas allegadas a dicha persona
ej: Una conferencia sobre los métodos anticonceptivos asisten las personas que sepan del tema y quizás un grupo al que se le desee implementar o informar sobre dicho tema.

Por eso es importante definir el perfil del asistente porque a un determinado evento asiste una persona que le concierne lo que allí se va a tratar.


¿PORQUE ES IMPORTANTE TENER EN CUENTA LA FECHA Y LA DURACION DEL EVENTO?

Se debe tener en cuenta a la hora de escoger la fecha:
  • Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.
  • Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de publico
  • Horario y frecuencia de los transportes
  • Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de esta.
Es importante tener en cuenta la fecha porque en las invitaciones es uno de los datos mas importantes es una de las primeras cosas que se tienen que difinir en el pre-evento,debido a que si no se plantea la fecha no se sabe que día sera la realización, seria ilógico armar un evento si definir este dato.

y la duración del evento es importante porque así como todo tiene un inicio debe tener un final, esto va de acuerdo al tipo de evento ej: una fiesta de 15 por lo general dura 7 horas y es en horario nocturno.


¿QUE FUNCION CUMPLE EL COMITE ORGANIZADOR,ADMINISTRATIVO,FINANCIERO,RELACIONES PUBLICAS,LOGISTICA DE ACERDO CON LA MAGNITUD DEL EVENTO?



El comité de organización del evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven puntualmente 

Debe crear subcomites: grupos de personas a cargo de la organización de partes especificas  del evento.

El comité administrativo se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos,financieros y físicos necesarios,facilita los medios económicos y controla su adecuada utilización.

Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento.

El comité financiero para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber como distribuirlos de acuerdo a las propiedades del objetivo escogido.

Funciones: elaborar el presupuesto,buscar recursos económicos necesarios,establecer las prioridades de gasto,efectuar los gastos y llevar el balance detallado de los gastos efectuados.

El comité de relaciones publicas: sus funciones son el diseño y elaboración del logotipo, diseño y elaboración de afiches,los programas,folletos,papelería especial,invitaciones y todo lo relacionado con impresos, promoción interna y externa.





martes, 11 de agosto de 2015

                                                 EL PROTOCOLO



¿QUE ES EL PROTOCOLO?

el protocolo se puede decir que son un conjunto de normas,reglas o pasos a seguir en un acto que involucre a la sociedad, el potocolo le da un toque de formalidad a los sucesos.

El protocolo no solo se sigue en eventos, sino también a la hora de presentar un trabajo escrito, seguir un conjunto de técnicas y acciones que se consideran adecuadas ante ciertas situaciones.  


¿PARA QUE SIRVE EL PROTOCOLO?

el protocolo sirve en primer lugar para la organización de un evento o trabajo. sirve como organización porque establece normas y reglas que le brindan una buena presentación a un suceso.

el protocolo hace que un evento determinado presente elegancia,formalidad y asertividad  en todos los aspectos.


¿QUE IMPORTANCIA TIENE EL PROTOCOLO?

La importancia de utilizar el protocolo ante cualquier suceso es grande, ya que es la organización son los pasos claves para que todo evento o trabajo tenga presentación y validez.


TIPOS DE PROTOCOLO:


  • Oficial e institucional
  • Social
  • Empresarial
  • Universitario,deportivo y militar.      



EL PROTOCOLO EN UNA CONFERENCIA:


  • Ambientación:
el lugar debe ser agradable y adecuado en forma generalmente de media luna para la comodidad del exponente o exponentes al dirigirse al publico de igual forma la audiencia en esta posición se le hará mas fácil la vista hacia el lugar de exposición.

por lo general se encuentra las banderas de Colombia,departamento,capital o municipio dado el caso.
Se cantan los himnos esenciales,también se encuentra un atrio
En la mesa de los ponentes debe haber hidratacion ya que ellos son quienes hablan
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  • hay un maestro de ceremonia quien es el que dará la apertura a dicha conferencia,también los agradecimientos y la despedida.

  • Se debe llevar un registro de asistentes.
  • Se deben controlar los tiempos de los ponentes al hablar.
  • Debe haber movimiento del ponente, para que la audiencia tenga mas conexión.
  • El tema a tratar debe ser claro.
  • A la hora de hablar los ponentes deben estar seguros y manejar el tema sin ningún rodeo por que el mensaje que esta  transmitiendo debe llegar a la audiencia de manera clara y concisa.

  • Vestuario: la vestimenta para una conferencia debe ser formal generalmente se manejan los colores blancos,negros,grises y azules oscuros.

sábado, 25 de julio de 2015

                                             POST-EVENTO

Se le realizo una encuesta de 5 preguntas a diez miembros de la comunidad Andres Bellista, en la cual se tomo la opinión de tres(3) maestros, y siete (7) estudiantes y estos fueron los resultados.

Objetivos:

  1. Conocer la percepción de ellos frente a lo que se hizo en el evento.
  2. Saber cual de las etapas establecidas en la pista de obstáculos fue su preferida y cual fue la mas difícil.
  3. Indagar si les gustaría un próximo evento de esta índole.

1. Según su criterio¿como le pareció el evento?

Bueno:                     8
Malo:                       0
Regular:                   2




   2. ¿Cual fue su etapa favorita?
  
Pista de jabón:               7
Candados:                      3


 

   3. Según su criterio¿Cual fue la etapa mas difícil?


Tablas:                       8
Candados:                  2


   4. ¿Le gustaría repetir el evento?

Si:                             7
No:                            0
Tal Vez:                    3




     5. ¿Cree usted que el evento estuvo bien organizado?

Si:                        9
No:                       0
Tal Vez:               1





lunes, 20 de julio de 2015

evidencias del evento

























pre-evento y evento Ludico Cultural

                         Pre-evento

1.    1.Nombre del evento: Proyecto lúdico-cultural de bienvenida e integración de la familia Andrés bellista.
2.    2.Tipo de evento: Cultural.
3.   3. Objetivo: Lograr que por medio del deporte y la integración. La comunidad Andrés Bellista sienta la acogida de las nuevas instalaciones, y pasen un rato agradable y no rutinario.
4.    4.Coordinadora General: Maritza Gómez Quimbayo (Directora de grado décimo).
5.    5.Comités:

5.1 Comite de logística: Grado décimo.
5.2 Comite financiero: Jennifer Díaz, Karen Ospina y Natalia Rodríguez.
5.3 Comite de publicidad: Laura Guevara, Camila Lemus, Angie Arboleda y Andrea Castro.
5.4 Comite Tecnológico: Maritza Gómez.
Cada material tecnológico que se vaya a utilizar durante la actividad como micrófonos, sonido serán patrocinados por la institución académica Andrés Bello.
6.  6.  Fecha de ejecución: 17 de julio de 2015.
7.    7.Organizadores: Grado decimo (21)
8.    8.Asistentes: estudiantes de la básica primaria, básica secundaria, media académica, cuerpo de docentes y área administrativa.(224)
9.   9. Invitados: Docentes y área administrativa (17)
110. Colaboradores: grado decimo y la importante ayuda del cuerpo del docente en la disciplina de sus estudiantes.
111. Lugar: Instalaciones del colegio Andrés Bello.
112. Cronograma de actividades:
  Actividad
1. Surgimiento de la idea:
2. Charla de lo que se pensaba hacer
3. Entrega de la carta de solicitud
4. Aprobación del proyecto
5. Debate de lo que se pensaba vender
En la cafetería
6. Muestra terminada de la pista.
Fecha
Junio 11 del 2015  
Junio 12 del 2015.
Julio 7 del 2015.
Julio  9 del 2015.
Julio 9  del 2015
Julio  13 del 2015.
Julio 14 del 2015.    
Responsables
Décimo.
Décimo.     
Directora de
   Rectora.
Décimo.

    Natalia R
   

7. Repartición de tareas para cada Integrante Del grado décimo.
8. Compra de los materiales Para la adecuación de la pista
De obstáculos.
9. Publicidad de la cafetería.




10. Entrega del material de cafetería y de pista.



              Julio  15 del 2015.

                
               Julio 16 del 2015.

               Julio 16 del 2015.



       
                Julio 17 del 2015.



   Directora      de 10ª

Décimo.
  
 Laura G,
Camila L.
Andrea C.
Angie A.
     
 Décimo.


                                                                   
13. Estimación de recursos para la pista de obstáculos.
1.    Humanos: Grado Décimo.
2.    Materiales: 4 ula ulas grandes.
                   4 Tablas de 2 metros y 30cm.
                   12 conos pequeños.
                   4 ula ulas pequeños.
                   12 costales.
                   24 pimpones.
                   2 paquetes de globos.
                   1Plástico negro de 8 m de largo por 6 m de ancho.
                   1 bolsa de jabón en polvo.
                   Cajas de cartón.
                   2 cuerdas de salto.
                   2 candados pequeños con sus respectivas llaves.
                   2 recipientes medianos.
                   5 bolsas de harina.
                   1 paquete de cucharas.
3.    Tecnológico micrófono
                      1 bafle de sonido.
14. Estimación de recursos para la cafetería:

1.    Humanos: Grado Décimo.
2.    Materiales: 50 paquetes de maíz pira con salchicha.
                   80 Chorizos con papa.
                   40 bolsas de Mango con sal.
                   35 Fresas con chocolate.
                   18 Sándwich de pollo.
                   18 Sándwich tradicional.
                   52 Refrescos.
                   30 Empanadas.
                   1 paca de gaseosa
                   2 gaseosas megas.
                   5 pacas de bolsa con agua.
                   3 paquetes de dulces.
15. Elaboración del presupuesto de la pista:
       Egresos:
 4 ula ulas grandes.                                                   $4.000
      4 Tablas de 2 metros y 30cm.                                  $20.000
     12 conos pequeños.                                                  $10.000
      4 ula ulas pequeños.                                                $4.800
      12 costales.                                                              $12.000
      24 pimpones.                                                            $ 2.500
      5 paquetes de globos.                                              $ 18.000
      1Plástico negro de 8 m de largo por 6 m de ancho. $00.00
      1 bolsa de jabón en polvo.                                        $3.700
       Cajas de cartón                                                        $10.000
.      1 paquete de cucharas                                             $1.500
       2 cuerdas de salto.                                                   $00.00
       2 candados pequeños con sus respectivas llaves.  $5.000
       2 recipientes medianos.                                            $10.000
       5 bolsas de harina.                                                    $4.500
Papelería                                                                          $2.500

16. Elaboración del presupuesto de la cafetería:
Egresos:                                                                     precio unidad
50 paquetes de maíz pira con salchicha.                   $1.000                $12.000
80 Chorizos con papa.                                               $1.500                $30.000
40 bolsas de Mango con sal.                                     $1.000                 $10.000
35 Fresas con chocolate.                                           $1.200                 $29.500
18 Sándwich de pollo.                                                $2.000                 $18.000
18 Sándwich tradicional.                                            $1.500                 $16.000
 52 Refrescos.                                                            $300                    $8.700
 30 Empanadas.                                                         $1.000                 $16.500
 1 paca de gaseosa                                                   $1.000 (vaso)        $24.000
 2 gaseosas megas.                                                   $1.000(vaso)        $00.00
 5 pacas de bolsa con agua.                                      $300(bolsa)           $12.500
 3 paquetes de dulces.                                               $200.                     $7.500


17. Promoción del evento:
Para la promoción del evento se pasara por cada salón avisando de dicho evento, también se colocaran carteles donde se evidencie la próxima realización del evento lúdico cultural a cargo de grado décimo. Y posteriormente se dará una circular de aviso a los padres de familia.

18. Adquisición de material:

Para la adquisición del material necesario para la realización del evento lúdico cultural, se le dirá a cada estudiante que debe conseguir para el 17 de julio del 2015.

                                                    EVENTO
         Proyecto Lúdico- Cultural de bienvenida e integración

1) Recibo de Participantes o Bienvenida:
Quien hizo el acto de bienvenida fue la directora de grado décimo Maritza Gómez quien dijo así:
Teniendo en cuenta  el cambio de sede de la institución e inicio del segundo semestre del año en curso se realizara una bienvenida e integración lúdica cultural y venta de cafetería el día 17 de julio del 2015 por parte de los estudiantes e grado décimo hacia los estudiantes de básica primaria, básica secundaria, media académica, cuerpo de docentes y área administrativa.
Durante esta jornada se tendrán en cuenta aspectos fundamentales como disposición y participación de todos los estudiantes, el respeto, él compañerismo, la disciplina y el trabajo en equipo.
Cada docente estará con su grado respectivo pendiente de la disciplina durante la realización de todas las actividades.
Los estudiantes durante la actividad deben estar en el patio.

Registro de los participantes: Cada docente debió haber llamado a lista durante la primera hora que se tomó como dirección de grupo.
Programa de actividades:
11)    6:40 am A 7:30 am los estudiantes deben permanecer en el salón de clases.
22)     7:30am A 8:20am inicio de la actividad con la presentación de las candidatas.
33)     8:30am A 8:50am Descanso secundaria.
44)    8:50am A 9:20am Descanso de primaria.
55)    9:20 am Comienzo de la competencia de obstáculos.
Participación de los estudiantes por cada grado de la siguiente forma :

-grado primero vs grado segundo
-grado tercero vs grado cuarto
-grado quinto vs grado sexto
-grado séptimo vs grado octavo.
-grado noveno vs grado undécimo.

Docentes en representación de su grado con la colaboración de 5 estudiantes del mismo para formar su equipo.


66)    Explicación de la prueba:
En la primera etapa los participantes se iban a encontrar con 4 ula ulas, los cuales tenían que saltar intercalada-mente.
En la segunda etapa se encontrarían con dos tablas en las cuales tenían que insertar sus pies y ajustarlos con los cordones que tenían las tablas y coordinar derecha izquierda para poder llegar a la siguiente etapa.
En la tercera etapa se encontrarían con ula ulas los cuales debían lanzar hacia unos conos y ensartarlos con tres que lograran meter pasaban a la siguiente etapa.
En la cuarta etapa se encontraría con costales cada uno de los integrantes debía meterse en uno y cuando ya todos estuvieran allí debían saltar hasta llegar a la pista de jabón, luego salirse de ellos y correr hasta donde estaban las cuerdas y allí tenían que saltar 5 veces para poder pasar a la siguiente etapa.
La sexta etapa consistía en tirarse por una pista de jabón, preferiblemente acostados boca abajo, luego correr hasta donde estaban los pimpones y las bombas cada integrante debía pasar un pimpón que era sostenido  por una cuchara en la boca, luego debían hacerse en parejas y pasar una bomba con la espalda de extremo a extremo del salón de onces del colegio.
La Novena y última etapa, solo el capitán del equipo debía buscar dentro de un recipiente con harina una llave, que sería la que abriría el candado de la victoria.

Tabla de resultados:                            Ganador
Primer grupo                                        segundo
Segundo grupo                                    tercero
Tercer grupo                                        sexto
Cuarto grupo                                        séptimo.
Quinto grupo                                        noveno.

Segunda ronda – Maestros.
                                                           Ganador
Primer grupo                                       primero
Segundo grupo                                   cuarto
Tercer grupo                                       Quinto.
Cuarto grupo                                      Séptimo
Quinto grupo                                      Once.

Clausura del evento:
En este momento se le agradeció a los estudiante por su disposición, a los maestros por colaborar con las disciplina de sus estudiantes y a los estudiantes de grado decimo por la colaboración en cada una de las etapas al pendiente.

Culminación y Cierre.